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Réceptionniste/support administratif

Facilité AccraFab

FONCTION PRIMAIRE : Fournir un soutien administratif, y compris, mais sans s'y limiter, la réception, la comptabilité, le service à la clientèle, l'estimation et les achats, ainsi que des projets spéciaux pour les RH et les départements exécutifs.

DEVOIRS/RESPONSABILITÉS :

  • Accueillir les clients et les visiteurs à la réception, créer des badges et des panneaux pour les visiteurs, répondre au système téléphonique multiligne et à la page si nécessaire, trier et distribuer le courrier quotidiennement, gérer les dépôts bancaires à distance, et autres responsabilités de la réception si nécessaire.
  • Imprimer des factures à partir de courriels entrants, saisir des factures codées A/P par lots, envoyer des factures aux clients, saisir des encaissements codés par lots, et d'autres supports comptables si nécessaire.
  • Scanner et organiser les documents des fournisseurs et des clients.
  • Tenir un registre des dépenses de fret.
  • Classez les bordereaux d'expédition et faites des copies si nécessaire.
  • Soutenir le service clientèle en vérifiant et en compilant les données, en saisissant toutes les commandes de vente et en fournissant toute autre assistance au service clientèle selon les besoins.
  • Saisissez tous les devis, remplissez la base de données des appels d'offres, et autres aides à l'estimation selon les besoins.
  • Responsable du respect de toutes les procédures et exigences de sécurité documentées et affichées.
  • Contribue à l'efficacité des opérations de l'entreprise en accomplissant d'autres tâches connexes, selon les besoins.
  • Veiller au respect et à l'application des procédures Qualité/ISO documentées ainsi que de la politique de l'entreprise et du service.

LES QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES :

  • Expérience avec le système téléphonique multi-lignes.
  • Maîtrise de l'informatique avec des compétences de base en traitement de texte à l'aide de Microsoft Word.
  • Familier avec le logiciel Vantage de préférence.
  • Familiarisé avec le fonctionnement habituel des équipements de bureau.

LES EXIGENCES PHYSIQUES/SENSORIELLES :

  • Capacité à soulever jusqu'à 20 livres.