Réceptionniste/support administratif

FONCTION PRIMAIRE : Fournir un soutien administratif, y compris, mais sans s'y limiter, la réception, la comptabilité, le service à la clientèle, l'estimation et les achats, ainsi que des projets spéciaux pour les RH et les départements exécutifs.

DEVOIRS/RESPONSABILITÉS :

• Accueillir les clients et les visiteurs à la réception, créer des badges et des panneaux pour les visiteurs, répondre au système téléphonique multiligne et à la page si nécessaire, trier et distribuer le courrier quotidiennement, gérer les dépôts bancaires à distance, et autres responsabilités de la réception si nécessaire.
• Imprimer des factures à partir de courriels entrants, saisir des factures codées A/P par lots, envoyer des factures aux clients, saisir des encaissements codés par lots, et d'autres supports comptables si nécessaire.
• Scanner et organiser les documents des fournisseurs et des clients.
• Tenir un registre des dépenses de fret.
• Classez les bordereaux d'expédition et faites des copies si nécessaire.
• Soutenir le service clientèle en vérifiant et en compilant les données, en saisissant toutes les commandes de vente et en fournissant toute autre assistance au service clientèle selon les besoins.
• Saisissez tous les devis, remplissez la base de données des appels d'offres, et autres aides à l'estimation selon les besoins.
• Responsable du respect de toutes les procédures et exigences de sécurité documentées et affichées.
• Contribue à l'efficacité des opérations de l'entreprise en accomplissant d'autres tâches connexes, selon les besoins.
• Veiller au respect et à l'application des procédures Qualité/ISO documentées ainsi que de la politique de l'entreprise et du service.

LES QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES :

• Expérience avec le système téléphonique multi-lignes.
• Maîtrise de l'informatique avec des compétences de base en traitement de texte à l'aide de Microsoft Word.
• Familier avec le logiciel Vantage de préférence.
• Familiarisé avec le fonctionnement habituel des équipements de bureau.

LES EXIGENCES PHYSIQUES/SENSORIELLES :

• Capacité à soulever jusqu'à 20 livres.